享受生活,必先培养时间管理的好习惯

「一寸光阴一寸金、寸金难买寸光阴」,这个俗语大家都耳熟能详。时间就是金钱,管理时间对于我们是很重要的。

我们每天都好像过得很忙碌,很充实,可是在睡觉前一刻回想,总是突然发现忘记了原本计划在今天完成的重要事项。

低效能的人常遇到时间管理的问题

•习惯将要做的工作拖到明天

•无法专注于目前所做的事情

•习惯想要一次处理多项工作

•习惯性地发呆

若时间管理恰当,适当地分配时间处理学习、作业及活动等,便可降低因时间紧逼造成的压力和焦虑,增加学习效率,令身心发展更健康。

 

以下提供几个步骤,让同学们参考:

前一天晚上列出明天想要做的事情

先搜集脑海中需要完成的事项,列成清单,用手机或纸笔记录都可以,视乎个人需要和习惯而定。

※最好也列明完成所需的时间。

安排优先顺序

为什么常常列了很多「想做」的事,在任务打上星号提醒自己很重要,最后却还是每天留下一大堆未完成的任务,这正因为清单太长而打乱自己做事的节奏。所以要放下「每天想要把所有事情完成」的执念,因为你想做的事情永远多于你可以做的时间。

在列出所有要做的事项后,便需要分辨哪些事项需要优先完成。

方法:按时间“四象限”法,以事情的轻重缓急来决定。这避免把重要的事拖到最后才处理。

重要紧急的事:这些通常是有截止期限的任务,例如明天要考试,但书还未看完。所以最好避免把事情变成重要又紧急。

重要不紧的事:可能是未来一到数个月之间要完成的事项,例如论文或雅思考试,但不是可以立即就完成,就必须拆开成几个大型任务来执行。例如雅思考试可把英语单词分开每天背诵一部分。

急但不重要的事:这几天必须完成的小型任务,例如洗衣服、整理凌乱的书桌。

不紧急又不重要的事:通常是那些没有迫切完成的压力,而且重要性不高的事情,例如去超市买零食、看电影等等。

整理出1-3-5 待办清单」

要记得,待办清单不是杂务清单,因此让每天的待办清单控制在一定的数量,并依序排列你的清单,以便执行。

「1-3-5 待办清单法则」:

每天 1 件重要任务:放入一件最重要或必须当天完成的任务。

每天 3 件中等任务:如果还有重要并且快要变紧急的事,优先放入中型任务。如果没有,就放入紧急但不重要的中型任务

每天 5 件小型琐事:放入可以在30分钟以内快速处理的事项,可能是紧急但不重要的小型任务(所花费时间不长的),或是不紧急也不重要但是我想做的事,例如跑步运动30分钟。

化为行动,不再拖延

当我们每天锁定一个重要事项需完成,是会比较容易投入及激发动力。我们可以配合「番茄钟工作法」,使完成任务更有效率。

「番茄钟工作法」的基本步骤:

(1)决定待完成的一个重要任务。

(2)设定计时器至n分钟(通常为25分钟)。

(3)持续工作直至计时器响了之后,并在表格上打勾√。

(4)短暂休息5分钟。

(5)当重复以上动作4次后,即打了四个 √,便可以休息15-30分钟。

【优点】这个技巧的好处在于,因为有25分钟时间压力,你会比平常更专注,在紧绷之余又获得 5 分钟 15~30 分钟的放松机会,可平衡工作中的辛劳。

当学会了区分优先顺序,每日待办清单练习熟悉之后,就会形成个人每天的任务依据。然后你便可以有整周、整月、甚至整年的待办清单,以便订立更长远的计划与目标。不管怎样,做好时间管理不仅提高做事效率、减轻生活压力,还可以有更多时间投入自己热爱的兴趣,享受属于自己的乐活人生。 

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